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    集团档案工作
    国泰君安电子档案单套制管理助力非现场证券工作平稳运作

    A股开市开市后,出于疫情仍在肆虐,民政部门要求金融部门“引导投资者采取非现场方式展开贸易活动”。国泰君安证券股份有限公司(以下简称“国泰君安”或“店铺”)大力引导客户在线上拓展贸易和工作办理,避免前往营业网点现场。此决策对商店非现场服务能力,尤其是对明朝中后台的协同协作提出了严厉考验。在此过程中,店铺非现场业务电子档案单套制管理模式大大展现了伊机制优势,在市面行情剧烈起伏、存量激增的情况下,强有力协助了商店线上各个工作平稳运作。

    2018年,国泰君安顺利通.集团电子文件归档和电子档案管理试点验收,贯彻了综合理财管理平台(非现场开户)事务电子档案单套制管理。2019年,又顺畅通.集团数字档案室试点验收评审。历经近两年的执行,眼下非现场业务电子文件(档案)归档管理已基本成熟(包括开户及后续办理业务)。并且,文件当日归档也把编入了工作流程,成为业务办理完毕的末尾一个环节。

    震情蔓延时期,非现场开户数量增长较大,非现场业务办理也增加较多。而据不完整统计,自开市以来8个休息日内,店铺非现场开户量共计约2,5560笔,非现场后续办理业务约5,6000笔,每天归档量约1万卷。在未实行工作电子档案单套制之前,赶上像疫情这种独特时期,为了避免客户流失,经营功能下滑,面对客户工作办理需求时,店铺一般都会利用先让用户以非现场方式办理业务、继续再让用户补签相关工作文件的暂时性应对措施。但是,这种做法存在很大的弊病,另一方面存在业务办理过程不合规的风险;一边,末了补签也会在固定时期内给企业带来很大的话务量。而在实行非现场业务档案单套制管理下,不但业务办理实现了闭环,保护了合规要求。而且,也不再需要对这么大数量之公文进行补签,明明缩短了总的作业办理时间,提升了办事效率。此外,为满足档案查阅需求,使远程办公更加简单、富有,店铺通过及时配置VPN贯彻了电子档案管理系统的远程访问。截止2月13日,电子档案管理系统本年度查阅量达到了646人次,1,2634卷。

    眼下,该企业实现了40余项在线工作办理,各类线上工作运行平稳无碍,较好地开展了他家的急需,非现场业务电子档案单套制管理模式也经受住了这次特殊时期的考验,为企业工作运营提供更有力的劳务支持。

    国泰君安证券股份有限公司供稿